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Base de datos excel y access

Base de datos excel y access

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Sin embargo, cada programa tiene claras ventajas, en función del tipo de datos que gestiones y de lo que quieras hacer con ellos. Por ejemplo, si tu objetivo es mantener la integridad de los datos en un formato al que puedan acceder varios usuarios, Access es tu mejor opción, mientras que Excel es más adecuado para datos numéricos complejos que quieras analizar en profundidad.

En muchos casos, puedes utilizar ambos programas, empleando cada uno para el propósito para el que es más adecuado. En general, Access es mejor para gestionar los datos: te ayuda a mantenerlos organizados, a facilitar las búsquedas y a ponerlos a disposición de varios usuarios simultáneos. Excel suele ser mejor para analizar datos: realizar cálculos complejos, explorar posibles resultados y producir gráficos de alta calidad. Si utilizas Access para almacenar tus datos y Excel para analizarlos, puedes obtener las ventajas de ambos programas.

Antes de decidir qué programa utilizar, puede comparar las ventajas de cada uno de ellos, aprender cuándo es mejor utilizar uno u otro y averiguar cómo trabajar con ambos programas para conseguir exactamente los resultados que desea.

¿Pueden trabajar juntos Excel y Access?

Una de las formas más sencillas de aprovechar las ventajas de Excel y Access es vincular una hoja de cálculo de Excel a una tabla de Access. Utiliza un enlace de Access cuando planees mantener los datos en Excel, pero también aprovechar regularmente algunas de las muchas funciones de Access, como la elaboración de informes y las consultas.

¿Se puede enlazar Excel con la base de datos Access?

Puede llevar los datos de un libro de Excel a las bases de datos de Access de muchas maneras. Puede copiar los datos de una hoja de trabajo abierta y pegarlos en una hoja de datos de Access, importar una hoja de trabajo en una tabla nueva o existente, o enlazar con una hoja de trabajo desde una base de datos de Access.

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Sin embargo, cada programa tiene claras ventajas, en función del tipo de datos que gestiones y de lo que quieras hacer con ellos. Por ejemplo, si su objetivo es mantener la integridad de los datos en un formato al que puedan acceder varios usuarios, Access es su mejor opción, mientras que Excel es más adecuado para datos numéricos complejos que desee analizar en profundidad.

En muchos casos, puedes utilizar ambos programas, empleando cada uno para el propósito para el que es más adecuado. En general, Access es mejor para gestionar los datos: te ayuda a mantenerlos organizados, a facilitar las búsquedas y a ponerlos a disposición de varios usuarios simultáneos. Excel suele ser mejor para analizar datos: realizar cálculos complejos, explorar posibles resultados y producir gráficos de alta calidad. Si utilizas Access para almacenar tus datos y Excel para analizarlos, puedes obtener las ventajas de ambos programas.

Antes de decidir qué programa utilizar, puede comparar las ventajas de cada uno de ellos, aprender cuándo es mejor utilizar uno u otro y averiguar cómo trabajar con ambos programas para conseguir exactamente los resultados que desea.

Tabla de búsqueda

A Northwind Trading Company, una pequeña empresa de venta de alimentos al por mayor, le va bastante bien desde que se ha puesto en línea.  Los comerciantes minoristas de todo el país compran de todo, desde salmón hasta granola, y lo envían rápidamente a sus tiendas.

La información de sus clientes se almacena en una base de datos de Access, y ahora el equipo de marketing necesita una forma mejor de verla.  En particular, están interesados en ver dónde residen sus clientes para poder orientar más eficazmente sus gastos de publicidad.

Por suerte, las mismas funciones que ofrece Excel para ver y organizar la información en una hoja de cálculo, como el filtrado, los gráficos y la agrupación, pueden utilizarse para ver y organizar la información en una base de datos de Access. Pero primero hay que crear la conexión.

Ahora que Northwind puede ver y analizar fácilmente la información de su base de datos Access, quiere asegurarse de que está revisando la información más reciente.

Validación de datos

Aquí está el último de la serie de Tutoriales de Tom para Excel en el que Tom Urtis le guía a través de una solución paso a paso. Si tiene alguna pregunta, hágala aquí en los comentarios. Tom se toma el tiempo para asegurarse de que los lectores de todos los niveles de experiencia se sientan seguros usando Excel. ¿Es usted un profesional de Excel? Tom agradece sus comentarios y la oportunidad de relacionarse con él.

Una de las acciones más comunes que realizará al interactuar con Access desde Excel es transferir registros de una hoja de cálculo de Excel a una tabla de la base de datos de Access. Supongamos que tiene una base de datos Access denominada Database1.accdb que contiene una tabla denominada Table1 con 8 campos. En la Hoja2 de su libro de Excel, usted acumula registros durante el día que se añaden a la Tabla1 al final de la jornada laboral.

Probablemente sepas que a partir del lanzamiento de Office 2007, las extensiones cambiaron para las aplicaciones de Microsoft. Por ejemplo, los libros de Excel que tenían la extensión .xls ahora son .xlsx o .xlsm. Las extensiones de Access también cambiaron, de .mdb a .accdb, como se muestra en la siguiente macro.

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