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Como compartir un archivo excel en red

Como compartir un archivo excel en red

Problemas con los archivos compartidos de Excel

Ahora tienen que acostumbrarse al chat y a las videoconferencias, y seguro que cada vez se envían más hojas de cálculo de Excel por correo electrónico mientras el departamento de TI se las ingenia para que la unidad compartida sea accesible desde remoto o se plantea introducir un servicio como Dropbox. Pero, ¿son realmente estas opciones la mejor solución si se trabaja con varias personas en el mismo libro de Excel?

A lo largo de los años, Microsoft ha presentado varias soluciones para el problema de la colaboración y los proveedores externos también están intentando resolver el problema, lo que ha dado lugar a un amplio conjunto de opciones. La mayoría de las soluciones funcionan de una de las siguientes maneras:

Si utiliza la última versión de Excel, deberá añadir los botones necesarios a la barra de herramientas de acceso rápido (o a un grupo personalizado de la cinta). Haga clic con el botón derecho en la barra de herramientas de acceso rápido y seleccione Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. En la ventana emergente, seleccione Comandos que no están en la cinta y añada los siguientes botones:

Deberías guardar tu libro de trabajo compartido en una unidad de red compartida para que todo el mundo pueda acceder a él al mismo tiempo, pero también podrías enviar copias por correo electrónico y luego combinar manualmente los cambios de estas copias más tarde (mediante el botón Comparar y combinar libros de trabajo). Ten en cuenta que, para que esto funcione, el libro de trabajo debe compartirse antes de enviar las copias.

¿Cómo se comparte Excel para que varios usuarios puedan editarlo?

Haga clic en Compartir libro de trabajo en la pestaña Revisar. Haz clic en Edición y marca la casilla “Permitir cambios por más de un usuario”. Haz clic en Avanzado y selecciona las funciones de seguimiento de cambios y actualización que desees utilizar. A medida que otros usuarios editen y guarden el libro de trabajo, la copia de cada persona se actualizará.

¿Pueden varios usuarios trabajar en equipo en el mismo archivo Excel?

Teams facilita compartir archivos y trabajar en ellos juntos. Si trabajas con archivos de Word, Excel, PowerPoint o Visio, tus compañeros pueden incluso verlos, editarlos y colaborar en ellos desde Teams (la edición en Visio requiere una licencia).

Cómo añadir un usuario en un archivo excel compartido

Si quieres que varios usuarios trabajen simultáneamente en el mismo libro de Excel, puedes guardar el libro como libro compartido. Los usuarios podrán entonces introducir datos, insertar filas y columnas, añadir y modificar fórmulas y cambiar el formato.

En concreto, aunque un libro compartido creado en Excel 97 o en una versión posterior de Excel se guarde como libro de Excel 95, el libro no podrá compartirse. Si se comparte un libro creado en Excel 95, será un libro de sólo lectura cuando se abra en Excel 97 o en una versión posterior de Excel.

Excel compartido

Estamos utilizando Excel 2010 y a veces los usuarios están trabajando desde un recurso compartido de red. Cuando un usuario de la red abre el archivo en Excel, el archivo se bloquea para la edición – este es el comportamiento esperado. Cuando otro usuario intenta abrir el archivo, Excel muestra el mensaje

Excel crea un archivo oculto en el recurso compartido llamado ~$nombrearchivo donde nombrearchivo es el archivo original. Ese archivo oculto contiene el nombre del usuario que tiene bloqueado el archivo. El nombre viene de las opciones de Office, como han dicho otros.

Por alguna razón ese archivo no se borró correctamente cuando se cerró el archivo. Curiosamente, todo sigue funcionando – el siguiente usuario que abra el archivo puede seguir editando y guardando, pero parece que está a nombre de otra persona. E incluso después de editar, guardar y cerrar Excel, ese archivo oculto sigue sin borrarse.

Hacer un excel compartido

Hoy en día es habitual que cualquier empresa utilice Excel como herramienta preferida para introducir, gestionar y compartir trabajo. Aunque algunos usuarios siguen compartiendo archivos como adjuntos de correo electrónico, esto puede dar lugar rápidamente a demasiadas versiones descargadas del mismo archivo. Esto no sólo puede resultar confuso a la hora de saber cuál es la versión más actualizada, sino que también puede causar problemas de colaboración y productividad.

Por suerte, las versiones más recientes de Microsoft Excel (2010, 2013 y 2016) permiten colaborar con otras personas mientras se trabaja en una única versión de la hoja de cálculo actual. Este artículo explicará cómo compartir un archivo de Excel en Mac para varios usuarios, cómo proteger un libro de Excel compartido y cómo hacer que el archivo de Excel sea editable para varios usuarios.

Excel le permite compartir/guardar su libro de trabajo en una ubicación de red local donde otros usuarios pueden acceder y realizar cambios en él. Como propietario del archivo de Excel, puede realizar un seguimiento completo de los cambios aceptándolos o rechazándolos.

NOTA: OneDrive proporciona una experiencia de archivos en todos los dispositivos a través de la web, móvil y el escritorio (PC Windows o Mac OS). OneDrive para la Empresa forma parte de Office 365 (incluido el servidor Sharepoint) y ofrece a los empleados de la empresa almacenamiento personal gestionado desde una ubicación central. Sharepoint puede actuar como plataforma para portales, noticias, apps empresariales, etc. Para más información sobre las ventajas de cada uno, lee esta entrada de Microsoft Support.

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