Cómo crear una base de datos de estudiantes en Excel
Las hojas de cálculo de Excel están diseñadas principalmente para evaluar los datos y ordenar los elementos, para el almacenamiento a corto plazo de datos en bruto. En general, las hojas de cálculo se utilizan para calcular números y para almacenar listas de elementos. Por lo tanto, es la mejor aplicación para mantener inventarios, calcular datos y modelar datos estadísticos.
Si dejas alguna fila o columna de tu base de datos completamente vacía, ésta se dividirá en diferentes partes. Cualquier función que aplique a su base de datos no funcionará para esa información desconectada.
Por último, sólo tienes que dar formato a las columnas de la base de datos. Hay muchas herramientas para formatear celdas en la base de datos. Como puedes hacer uso de los estilos de celda, dentro del desplegable “Formatear como tabla”. También puedes trabajar con los comandos presentes en el cuadro de diálogo formatear celdas.
Excel está diseñado de tal manera que puede trabajar sin problemas con la base de datos. Cuando los elementos de la base de datos se asocian, forman un registro dentro de un grupo de registros múltiples. Cada registro individual puede ser equivalente a una fila en una hoja de cálculo. Es difícil ignorar la conexión.
Cómo crear una base de datos en excel que se actualice automáticamente
Cuando se trata de introducir información en hojas de cálculo de Excel, la mayoría de la gente lo hace de la forma tradicional: celda por celda, fila por fila. Para que el proceso sea más fácil de usar y te lleve menos tiempo, puedes utilizar un formulario especial de introducción de datos. Te ayudará a centrarte en registros individuales, de uno en uno, sin tener que desplazarte horizontalmente entre columnas.
¿Cómo suelen rellenar los usuarios las tablas de Excel? Escribiendo los datos directamente en las celdas. A veces, se desplaza hacia arriba para ver los títulos de las columnas y otras veces se desplaza hacia la derecha y luego vuelve al principio de la tabla. Con grandes conjuntos de datos, existe la posibilidad de confundirse e introducir información en una celda equivocada.
Para facilitar la introducción, puedes pedir a Excel que muestre una fila de información en un práctico cuadro de diálogo. Aquí, puedes añadir con precisión nuevos registros, así como actualizar y editar los existentes. También puede configurar la Validación de datos para asegurarse de que sólo se aceptan las entradas que cumplen determinados criterios.
Aunque la herramienta Formulario existe en todas las versiones de Excel 2007 hasta Excel 365, está oculta por defecto. Por lo tanto, primero tienes que hacerla visible añadiendo el botón Desde a la cinta de opciones o a la barra de herramientas de acceso rápido, o a ambas.
Cómo crear una base de datos relacional en Excel
ESCRITO POR: Charlette BeasleyPublicado el 19 de septiembre de 2022Charlette tiene más de 10 años de experiencia en contabilidad y finanzas y 2 años colaborando con líderes de RRHH en proyectos freelance. Ella utiliza esta amplia experiencia para responder a sus preguntas acerca de la nómina.
Para crear una base de datos de empleados en Excel, primero tendrá que recopilar y cotejar la información que va a seguir. Algunos de los datos más comunes de los empleados que debe registrar en su base de datos son:
Una vez que haya introducido toda la información de los empleados, puede utilizarla para realizar un seguimiento del rendimiento de los empleados, ejecutar informes de nóminas y mucho más. Siga los pasos que se indican a continuación y, con un poco de esfuerzo, podrá convertir su hoja de cálculo Excel en una potente base de datos de empleados. Descargue nuestra plantilla gratuita para empezar.
Empiece por crear un título para su base de datos de empleados. Iremos con “Base de datos de empleados – Plantilla”. Para ello, haz clic en “Archivo” y luego en “Guardar como”. En la parte superior izquierda, ahora verás que tu archivo tiene un nombre.
Las columnas que añadas dependerán de la información que quieras registrar de cada empleado. La información más básica será el nombre, la fecha de nacimiento, la dirección, el número de teléfono, el departamento, el cargo, el responsable, el salario y la fecha de inicio. Para introducir estos campos, escriba cada uno de ellos en la fila 1. Recomendamos ponerlos en negrita y centrarlos para que sepa que son los títulos de las columnas. También es conveniente congelar la fila si tienes muchos empleados para facilitar la visualización.
Base de datos Excel para la práctica
El formato básico para almacenar datos en una base de datos de Excel es una tabla. Una vez creada una tabla, utilice las herramientas de datos de Excel para buscar, ordenar y filtrar registros en la base de datos para encontrar información específica.
Al introducir los datos, es importante asegurarse de que se introducen correctamente. Aparte de la fila 2 entre el título de la hoja de cálculo y los títulos de las columnas, no dejes ninguna otra fila en blanco al introducir los datos. Asegúrate también de no dejar ninguna celda vacía.
Los errores causados por la introducción incorrecta de datos son la fuente de muchos problemas relacionados con la gestión de datos. Si los datos se introducen correctamente al principio, es más probable que el programa le devuelva los resultados que desea.
La primera fila de Criterios especifica los nombres de los campos. Todas las demás filas de Criterios representan un filtro, un conjunto de restricciones sobre los campos correspondientes. Las restricciones se describen utilizando la notación Consulta por ejemplo e incluyen un valor que debe coincidir o un operador de comparación seguido de un valor de comparación. Algunos ejemplos de restricciones son: “Chocolate”, “42”, “>= 42” y “<> 42”. Una celda vacía significa que no hay restricciones en el campo correspondiente.