Consulta de Excel
¿Cuál es la diferencia entre una ‘conexión’ y una ‘consulta’ tal y como la define Excel en su modelo de datos? Por ejemplo, si cargo un archivo csv desde local, lo almacena como una consulta (muestra un ‘select *’ como la consulta contra el archivo). ¿Qué se consideraría entonces una conexión y cuál es la diferencia entre ambas? Lo único que se me ocurre es que una conexión no devolvería datos sin especificar la tabla/consulta a utilizar – por ejemplo, una conexión a una base de datos donde tiene múltiples tablas, y posiblemente, conectarse a otro archivo de Excel si tuviera más de una pestaña.
Seleccione Datos > Consultas y Conexiones en Excel, y luego la pestaña Consultas. Localice la consulta en la lista de consultas, haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Cargar en. Se abre una ventana de diálogo llamada Importar datos. Seleccione Aceptar después de decidir cómo desea importar los datos.
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Nota de Charley: Como MS Query no ha cambiado mucho desde que Marty Ryerson escribió este artículo hace años, sus instrucciones siguen siendo bastante precisas. Sin embargo, he hecho varias [adiciones] en línea. Y este tema de la Ayuda de Microsoft sobre MS Query incluye más información.
Hace varios años, descubrí Microsoft Query, que se incluye con Excel. Aunque el programa es menos avanzado que otros programas de Office, es obvio que podría dar a los usuarios de Excel un poder significativo para trabajar con datos externos. Pero, por desgracia, pude encontrar muy poca documentación sobre la herramienta.
Finalmente, me enteré de que Timothy Zapawa había escrito ampliamente sobre MS Query en su libro de 2005, Excel Advanced Report Development. Con su información a mano, finalmente he podido utilizar MS Query en el trabajo.
MS Query ofrece a los usuarios de Excel la posibilidad de acceder a bases de datos de terceros, archivos de texto y libros de Excel como fuentes de datos relacionales. Con los archivos de texto, puedes colocarlos todos en una carpeta para formar una base de datos. Con Excel, se definen varios rangos con nombre en un solo libro de trabajo, y luego se utilizan los rangos como tablas de la base de datos.
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Puede utilizar Microsoft Query en Excel para recuperar datos de un Libro de Excel así como de Fuentes de Datos Externas utilizando Sentencias SQL SELECT. Las Consultas de Excel creadas de este modo pueden actualizarse y volver a ejecutarse, lo que las convierte en una herramienta cómoda y eficaz en Excel.
Microsoft Query le permite utilizar SQL directamente en Microsoft Excel, tratando las hojas como tablas contra las que puede ejecutar sentencias Select con JOINs, UNIONs y más. A menudo, las sentencias de Microsoft Query serán más eficientes que las fórmulas de Excel o las macros de VBA. Una Microsoft Query (también conocida como MS Query, o Excel Query) es de hecho una sentencia SQL SELECT. Tanto Excel como Access utilizan proveedores de Windows ACE.OLEDB o JET.OLEDB para ejecutar consultas. Es una herramienta increíble, a menudo sin explotar, subestimada por muchos usuarios.
Extraeré los datos de un archivo de Excel externo llamado MOCK DATA.xlsx. En este archivo tengo una lista de clientes simulados masculinos y femeninos. Querré crear una consulta simple para calcular cuántos son Hombres y cuántos Mujeres.
Si seleccionas la opción Ver datos o editar consulta en Microsoft Query puedes abrir la ventana Editar consulta SQL pulsando el botón SQL. Cuando hayas terminado pulsa el botón de retorno (el que tiene la puerta abierta).
Consulta de Excel
Microsoft Power Query apareció en Excel 2016, aunque las versiones anteriores pueden acceder a Power Query mediante un complemento. Esta herramienta permite importar, depurar y editar datos de fuentes ajenas y luego utilizarlos en Excel o prepararlos para Power BI. Es una gran herramienta para tener en su cofre de herramientas. En este artículo, le mostraré cómo combinar tres rangos de datos de Excel en Power Query. También agregaremos y poblaremos una nueva columna para ayudar con el filtrado y el análisis posterior.
Estoy utilizando Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits. Power Query está disponible como parte de la interfaz a través de Excel 2016. Excel para la web no es compatible con Power Query, pero puedes ejecutar consultas existentes en un libro de Excel. Puede descargar un archivo de demostración.
Muchos usuarios almacenan tipos de datos relacionados en hojas separadas, divididas por algún tipo de entidad que dé sentido a los datos. Por ejemplo, puede mantener hojas de ventas mensuales o de créditos y débitos mensuales. O puede hacer un seguimiento de las ventas y las comisiones por hojas de personal, una hoja para cada persona.