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Control de ordenes de compra en excel

Control de ordenes de compra en excel

Plantilla de orden de compra en Excel con numeración automática

Puede utilizar el Procesamiento de Pedidos para introducir pedidos de compra estándar, de envío directo y generales para artículos. Cuando sea necesario, puede cambiar el estado de un pedido o de las partidas individuales del mismo. Por ejemplo, puede cancelar una partida de un pedido si el artículo que ha pedido ha sido descatalogado o si no va a recibir parte de la cantidad pedida para el pedido.

Si utiliza las Mejoras de pedidos, puede aprobar y comprometer pedidos y devolver artículos que se han recibido en un envío o en un recibo de envío/factura. Para obtener más información, consulte la documentación de Mejoras en los pedidos de compra.

Utilice la siguiente información para configurar el procesamiento de órdenes de compra. Por lo general, los procedimientos de configuración deben completarse una vez, pero puede consultar la información en otras ocasiones para obtener instrucciones sobre la modificación o visualización de las entradas existentes.

Cuando configure el Procesamiento de Órdenes de Compra, puede abrir cada ventana de configuración e introducir la información, o puede utilizar la ventana de la Lista de Comprobación de la Configuración (Administración >> Configuración >> Lista de Comprobación de la Configuración) para guiarse a través del proceso de configuración. Consulte la Guía de configuración del sistema (Ayuda >> Contenido >> seleccione Configuración del sistema) para obtener más información sobre la ventana Lista de comprobación de la configuración.

¿Cómo hago una orden de compra en Excel?

Abra una hoja de cálculo Excel en blanco. Haga clic en la pestaña “Nuevo” en la esquina superior izquierda del programa. Seleccione la opción “Órdenes de compra” de la lista que aparece. Haz clic en la plantilla que corresponda al tipo de pedido que piensas crear.

¿Se puede utilizar Excel para el control de las existencias?

La gestión de inventarios en Excel puede ayudar a las empresas a realizar un seguimiento de sus artículos de inventario existentes. Utilizando hojas de cálculo de Excel, los usuarios pueden introducir manualmente los detalles de sus productos en filas y columnas para organizar los recuentos de existencias, comprobar la disponibilidad y ajustar estas cifras a medida que se venden las mercancías.

Hoja de compra en excel

Utilice esta plantilla para el seguimiento de órdenes de compra y pagos en Excel. Cree órdenes de compra automatizadas, remesas de pago y estados de cuenta de proveedores. La plantilla también crea informes automatizados que incluyen una revisión de las compras de 12 meses, un análisis de la antigüedad de las cuentas individuales o de todas las cuentas de los proveedores, los saldos de las cuentas de los proveedores y una previsión de los pagos a los proveedores.

Esta plantilla permite a los usuarios crear órdenes de compra automatizadas, remesas de pago y extractos de cuentas de proveedores basándose en los detalles de la empresa, la información del proveedor y los detalles de la orden de compra y la factura del proveedor registrados en las hojas correspondientes. La plantilla también facilita la creación de informes automatizados que incluyen una revisión del historial de compras de 12 meses, un análisis de la antigüedad de las cuentas de proveedores individuales o de todas ellas, los saldos de las cuentas de proveedores y una previsión de pagos a proveedores. La plantilla puede utilizarse tanto para los proveedores de existencias como para los de servicios.

Configuración: esta hoja permite a los usuarios personalizar la plantilla para sus empresas introduciendo los datos empresariales y fiscales adecuados. También contiene una lista de códigos de error introducidos por el usuario a título informativo.

Plantilla de orden de compra de Microsoft

Organizaciones de todo tipo -pequeñas empresas, escuelas y universidades, e incluso algunas grandes empresas- siguen enviando por correo electrónico hojas de Excel para aprobar solicitudes de compra y emitir una orden de compra. Aunque es mejor que el papel, Excel sigue teniendo numerosas desventajas, sobre todo en el mundo actual, centrado en los móviles y basado en los datos. Necesita una solución totalmente digital.

Sin duda, podría invertir en un sistema de aprovisionamiento electrónico llave en mano como Coupa o SAP Ariba. Sin embargo, estos sistemas suelen ser caros y a menudo tardan mucho tiempo en implantarse. Por lo general, las grandes organizaciones que adquieren muchas cosas despliegan estos sistemas.

Una orden de compra es uno de los documentos comerciales más comunes. Los compradores especifican los bienes y servicios que quieren comprar creando una orden de compra. Es un documento importante tanto para el comprador como para el vendedor, ya que minimiza cualquier incertidumbre en los artículos/cantidades solicitados y evita cualquier discrepancia o retraso en el pago posteriormente.

El formulario contiene muchos datos: datos del vendedor, datos del comprador, una línea para cada artículo que se compra con códigos de artículo, precios, subtotales. Puede tener descuentos, impuestos, envíos y otros campos calculados.

Modelo de orden de compra

Mientras que el flujo de trabajo de las adquisiciones se refiere al proceso integral desde la solicitud de una compra hasta el cumplimiento del pedido y el procesamiento de la factura del proveedor, el proceso de la orden de compra comienza una vez que un empleado crea una solicitud de compra para su aprobación.

El equipo de compras o el departamento financiero crea una orden de compra. Un miembro superior del personal lo aprueba. A veces lo aprueban otros jefes de equipo, sobre todo si se trata de una compra de gran cuantía.

Además, el procesamiento manual de las órdenes de compra es propenso a los errores. Tanto si se trata de una letra ilegible como de la introducción incorrecta de datos, los errores lo ralentizan todo aún más. Los errores también pueden dar lugar a compras erróneas o duplicadas.

Con los formularios de pedidos manuales, no hay forma de ocultar la información que es irrelevante para ciertas funciones o de personalizar las instrucciones en función del escenario. Por ejemplo, las aprobaciones internas no deberían ser visibles para los vendedores y proveedores.

Con el software de órdenes de compra automatizadas, puede crear formularios dinámicos que agilicen la logística del proceso de órdenes de compra. De este modo, cada parte sólo ve la información y las instrucciones que son relevantes para ellos cuando es apropiado.

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