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Elementos de una base de datos en excel

Elementos de una base de datos en excel

Tabla dinámica

Microsoft Excel se ha convertido en la forma más fácil de analizar datos rápidamente. Varias funciones de resumen, tablas dinámicas, análisis Y si… y otras potentes características y métodos están disponibles para su uso dentro de Microsoft Excel nada más sacarlo de la caja. Apréndalas y su análisis de datos se convertirá en una brisa.

Estos consejos de análisis y resumen de datos funcionarán en Microsoft Excel 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 e incluso Excel 2003. Además, funcionan en Excel para Windows, así como en Microsoft Excel que se ejecuta en Mac.

Estos consejos de resumen de datos se enumeran en el orden de los más fáciles de implementar a los que necesitan un poco más de tiempo. Algunos de los métodos de resumen de datos más complejos realmente añadirán más valor a su análisis de datos.

Para cada columna, asegúrese de tener un título de columna corto y único. No deje ninguna columna sin título, aunque sea obvio. El encabezado de columna facilitará el análisis de los datos con cualquier herramienta de Excel. De esta manera, la fila superior se convierte en la fila del encabezado.

¿Qué es una base de datos Excel?

Una base de datos de Excel suele ser una hoja de cálculo con filas y columnas de datos, organizados y formateados de manera que las fórmulas de la hoja de cálculo puedan utilizar los datos fácilmente. Pero también puede ser un modelo de datos de Power Pivot, como verás en breve. Las siguientes figuras le muestran cómo Excel puede utilizar sus diversas bases de datos.

¿Cuántos tipos de elementos hay en Excel?

Estos elementos tendrán uno de los cinco tipos básicos: texto, números, booleanos, fórmulas o errores.

Resumen

Una lista es una secuencia de filas de datos relacionados. Puedes utilizar las listas siempre que necesites organizar grandes cantidades de datos similares, como una base de datos de nombres y direcciones. Una lista se crea de la misma manera que una hoja de cálculo. La información se introduce en una lista introduciendo datos en las celdas. Aunque puede cambiar los elementos de la lista después de haberla creado, es mejor dedicar tiempo a planificar la lista antes de empezar a introducir datos.

Planifique su lista determinando los rótulos de las columnas que desea incluir, el tipo de resultado deseado y la forma en que podría querer informar u ordenar la información en su base de datos. Por ejemplo, si necesita ordenar la lista por apellidos, asegúrese de incluir un campo separado para los apellidos.

Una lista se compone de registros y campos. Un registro es un conjunto de datos relacionados que corresponde a una fila de la lista. Contiene datos alfanuméricos que, por ejemplo, pueden referirse al nombre, la dirección, el código postal y el número de teléfono de una persona. Los registros se organizan en campos según las columnas de la lista y se nombran según las etiquetas de las columnas. Por ejemplo, puede nombrar un campo como Apellido, Dirección 2 o Número de teléfono. Las partes de una lista se muestran en la Figura 1-1.

Cuadro

Las grandes bases de datos pueden transportar una gran cantidad de datos por la autopista de la información, algo que Excel no puede hacer. Sin embargo, Excel puede proporcionar pequeñas cargas útiles personalizadas, casi en cualquier lugar, de forma rápida y económica, algo que las bases de datos de gran tamaño no pueden hacer.

Una base de datos de Excel suele ser una hoja de cálculo con filas y columnas de datos, organizada y formateada de manera que las fórmulas de la hoja de cálculo puedan utilizar los datos fácilmente. Pero también puede ser un modelo de datos de Power Pivot, como verás en breve.

Es decir, Power Query recupera, da forma y limpia los datos de origen y los escribe en tablas de Excel. Luego, las fórmulas de Excel recuperan, transforman y resumen esos datos para sus informes, análisis, etc.

Power Query era el nombre del complemento que Microsoft creó para Excel 2010 y 2013 para importar datos de casi cualquier lugar a Excel. En 2016 y en adelante, encontrarás sus funciones en los grupos Datos, Obtener y Transformar Datos de la cinta de opciones y Datos, Consultas y Conexiones. Pero la mayoría de los usuarios de Excel siguen llamando a sus características Power Query.

Cómo crear una base de datos en Excel con imágenes

Si está trabajando con una tabla plana y necesita dividirla en tablas separadas, DEBE copiar el ID del cliente del primer registro a los registros duplicados para que todo encaje.    Una vez que haya realizado este paso, puede copiar la tabla en las otras hojas de trabajo, donde se pueden manipular según sea necesario.

Los campos como el último código postal permanente y el número de la seguridad social requieren un código de calidad de datos. Si su personal no ha respondido a esta pregunta, puede deducir si el código es parcial o completo basándose en la longitud de los datos introducidos utilizando la función =LEN() para contar el número de caracteres

Si está dividiendo un campo, como Nombre completo, en varios, es posible que tenga que tener en cuenta los campos más pequeños, como el campo de la inicial del medio, que a veces se empalma incorrectamente con otros campos. También puede utilizar la fórmula Len() para comprobarlo

En aras de la coherencia de los datos, es habitual eliminar los caracteres adicionales como $,-/. Si intenta vincular un número de la seguridad social que tiene guiones con otro que no los tiene, nunca obtendrá una coincidencia.    Puede utilizar la función Buscar|Reemplazar (CTRL F) para resolver esto

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