Cómo copiar datos de una lista desplegable en Excel
A veces, una organización publica una hoja de cálculo en la que sólo se muestra una parte de los datos completos cuando se selecciona en un menú desplegable. Para obtener todos los datos, tendrías que seleccionar manualmente cada opción y luego copiar los resultados en una nueva hoja de cálculo.
La hoja de cálculo que utilizo aquí es bastante sencilla: es una lista de las poblaciones de cada autoridad de bomberos y rescate del Reino Unido (XLS). Estas cifras son esenciales para contextualizar cualquier historia sobre incendios (ya que nos dan una cifra per cápita en lugar de números enteros) y, sin embargo, la autoridad que está detrás de la hoja de cálculo ha dificultado mucho la extracción de esas cifras.
La población de cada autoridad de bomberos se encuentra en la segunda hoja del libro de trabajo. Para obtener los datos de cada autoridad en esta hoja de cálculo hay que seleccionar otras 50 opciones diferentes de un menú desplegable, una por una.
El cuadro probablemente contendrá una fórmula que proporciona una pista sobre la ubicación de los datos que faltan. Esta fórmula es un poco complicada, pero no hace falta entenderla para descubrir el nombre de una hoja que no es visible:
¿Cómo puedo extraer datos de una lista desplegable en Excel?
En la hoja de trabajo donde aplicó la lista desplegable, seleccione una celda que tenga la lista desplegable. Vaya a Datos > Validación de datos. En la pestaña Configuración, haga clic en el cuadro Fuente y, a continuación, en la hoja de trabajo que tiene las entradas para su lista desplegable, seleccione el contenido de la celda en Excel que contiene esas entradas.
¿Se puede exportar una lista desplegable desde Excel?
Aparece el cuadro de diálogo Introducir valores de la lista desplegable. Modifique la lista como desee y, a continuación, en el cuadro Tareas de la lista, haga clic en Exportar elementos de la lista desplegable. Aparece el cuadro de diálogo Exportar elementos de la lista.. Active la opción Incluir descripciones (si lo desea) y, a continuación, haga clic en el botón Examinar.
¿Se puede hacer un Vlookup de una lista desplegable?
La función VLOOKUP en Excel puede volverse interactiva y más poderosa cuando se aplica una validación de datos (menú desplegable/lista) como el Lookup_Value. Así, a medida que se cambia la selección de la lista desplegable, el valor del VLOOKUP de Excel también cambia.
Extraer la lista desplegable de Excel
En Microsoft Excel, puedes crear una lista desplegable de validación de datos, de modo que sea fácil introducir elementos válidos en una celda. Normalmente, la lista de elementos válidos se almacena en el mismo libro de trabajo, pero es posible configurar un desplegable desde una lista en otro libro de trabajo. NOTA: Ambos libros de trabajo deben estar abiertos, cada vez que quiera utilizar las listas desplegables.
Se creará una lista maestra en un libro de trabajo, y las listas desplegables de otro libro de trabajo se basarán en esa lista. Puedes probar estos pasos en tus propios libros de trabajo, o descargar los archivos de ejemplo, con los desplegables, para este tutorial.
Cómo copiar el filtro de la lista desplegable en Excel
¿Cómo se pueden extraer elementos únicos de una lista que contiene múltiples instancias de cada elemento, y utilizar esta lista en un desplegable dinámico para que cada vez que se añada un nuevo elemento a la lista, o, si la lista se amplía, se actualice su lista de validación de datos?
Convertir el conjunto de datos en una tabla de datos de ExcelPara mantener esta solución dinámica independientemente de si se añade una nueva fila en el medio o al final del conjunto de datos, es necesario convertir la tabla en una tabla de datos oficial de Excel.
Al mismo tiempo, al arrastrar la fórmula hacia abajo, la fórmula debe tener en cuenta todos los valores que ya están en la lista, ampliando así el rango, y luego descartar esos valores en los datos de origen en consecuencia.
Si estás interesado en descubrir cómo se puede configurar la lista desplegable dependiente basada en esta tabla, ¡asegúrate de ver este tutorial! Utiliza algunas técnicas de fórmulas avanzadas para conseguir la diversión del trabajo. ¡Muy divertido de configurar!
¿Cómo puedo extraer datos de una lista desplegable en Excel?
Si la lista de entradas de tu lista desplegable está en otra hoja de trabajo y quieres evitar que los usuarios la vean o hagan cambios, considera ocultar y proteger esa hoja de trabajo. Para obtener más información sobre cómo proteger una hoja de trabajo, consulta Bloquear celdas para protegerlas.
Si la lista de entradas de la lista desplegable se encuentra en otra hoja de cálculo y desea evitar que los usuarios la vean o realicen cambios, considere la posibilidad de ocultar y proteger esa hoja de cálculo. Para obtener más información sobre cómo proteger una hoja de trabajo, consulte Bloquear celdas para protegerlas.
Después de actualizar una lista desplegable, asegúrese de que funciona de la forma que desea. Por ejemplo, comprueba si la celda es lo suficientemente ancha para mostrar las entradas actualizadas. Si quieres eliminar tu lista desplegable, consulta Eliminar una lista desplegable.