Tipos de validacion de datos en excel

Métodos de validación de datos

El tutorial explica cómo hacer Validación de Datos en Excel: crear una regla de validación para números, fechas o valores de texto, hacer listas de validación de datos, copiar la validación de datos a otras celdas, encontrar entradas no válidas, corregir y eliminar la validación de datos.

Al configurar un libro de trabajo para sus usuarios, es posible que a menudo desee controlar la entrada de información en celdas específicas para asegurarse de que todas las entradas de datos son precisas y coherentes. Entre otras cosas, es posible que desee permitir en una celda sólo determinados tipos de datos, como números o fechas, o limitar los números a un rango determinado y el texto a una longitud dada. Incluso puede que desee proporcionar una lista predefinida de entradas aceptables para eliminar posibles errores. Validación de datos de Excel le permite hacer todas estas cosas en todas las versiones de Microsoft Excel 365, 2021, 2019, 2016, 20013, 2010 e inferiores.

Al agregar una regla de validación de datos en Excel, puede elegir una de las configuraciones predefinidas o especificar criterios personalizados basados en su propia fórmula de validación. A continuación, hablaremos de cada una de las opciones integradas, y la semana que viene echaremos un vistazo más de cerca a la validación de datos de Excel con fórmulas personalizadas en otro tutorial.

Lista desplegable de Excel

La validación de datos puede ayudar a controlar lo que un usuario puede introducir en una celda. Puede utilizar la validación de datos para asegurarse de que un valor es un número, una fecha o para presentar al usuario un menú desplegable con opciones predefinidas. Esta guía proporciona una visión general de la función de validación de datos, con muchos ejemplos.

La validación de datos es una función de Excel que se utiliza para controlar lo que un usuario puede introducir en una celda. Por ejemplo, puede utilizar la validación de datos para asegurarse de que un valor es un número entre 1 y 6, asegurarse de que una fecha se produce en los próximos 30 días o asegurarse de que una entrada de texto tiene menos de 25 caracteres.

Es importante entender que la validación de datos puede ser fácilmente vencida. Si un usuario copia datos de una celda sin validación a otra con validación de datos, la validación se destruye (o se sustituye). La validación de datos es una buena forma de hacer saber a los usuarios lo que está permitido o se espera, pero no es una forma infalible de garantizar la entrada de datos.

La pestaña de configuración es donde se introducen los criterios de validación. Hay una serie de reglas de validación incorporadas con varias opciones, o puede seleccionar Personalizada, y utilizar su propia fórmula para validar la entrada como se ve a continuación:

Formato de validación de datos de Excel

Puedes controlar el tipo de datos introducidos en una celda utilizando las herramientas de validación de datos de Excel. Estas herramientas bloquearán otros formatos y reducirán el número de errores que se cometen cuando se confía en que otros introduzcan el tipo correcto de datos en un registro.

Excel dispone de tres tipos de validación de datos. En la pestaña del menú “Datos”, el botón de validación de datos se encuentra en la sección “Herramientas de datos”. Las herramientas no tienen etiquetas textuales, por lo que debe pasar el ratón por encima de cada botón para encontrar la herramienta de validación de datos.

El botón de validación de datos tiene una flecha a su derecha que muestra un desplegable con una lista de opciones. La primera es la opción de validación de datos, así que haz clic en este elemento de la lista desplegable para abrir una ventana de configuración. Esta ventana tiene tres pestañas en las que se configura la validación de datos cuando se introducen datos en una celda.

La pestaña “Configuración” es la que se muestra por defecto. Por defecto, se puede introducir cualquier valor en una celda, pero puede cambiarlo haciendo clic en el desplegable y viendo la lista de opciones. Puedes restringir la entrada a números enteros, hora, longitud de texto, decimales, fecha o lista. También puede personalizar la entrada que permitirá seleccionando la opción “Personalizada”.

Validación de datos Excel

Lo ames o lo odies, no puedes negar el historial de Microsoft Excel. Casi 900.000 empresas de Estados Unidos utilizan Excel para introducir sus datos, y millones más en todo el mundo. Pero, aunque Excel sea su herramienta de confianza, puede acabar cometiendo errores si no realiza una validación exhaustiva de los datos. Y eso podría conducir a una mala toma de decisiones.

Puedes encontrar la función de validación de datos de Excel haciendo clic en Datos en la barra de menú superior y yendo a Validación de datos. A partir de ahí, verás un cuadro de diálogo. Empieza por la pestaña Configuración. Aquí es donde eliges tus criterios de validación. Haga clic en el cuadro Permitir para ver las opciones, que incluyen:

Por ejemplo, puede hacer una lista de sus puntos de venta. En lugar de que los usuarios introduzcan los nombres en un formato incoherente, como “Dallas” frente a “Dallas, TX”, pueden seleccionar “Dallas” de la lista.

Para utilizar listas desplegables, abre una nueva hoja de cálculo y organiza los datos en una tabla. A continuación, dirígete a la función de validación de datos y, en la pestaña Configuración, selecciona Lista. A partir de ahí, sólo tienes que introducir el intervalo de datos en el cuadro Fuente.