Crear lista desplegable excel
Si la lista de entradas de su lista desplegable se encuentra en otra hoja de cálculo y desea evitar que los usuarios la vean o realicen cambios, considere la posibilidad de ocultar y proteger esa hoja de cálculo. Para obtener más información sobre cómo proteger una hoja de cálculo, consulte
Empiece por hacer una lista de entradas válidas en una hoja y ordene o reorganice las entradas para que aparezcan en el orden que desee. A continuación, puede utilizar las entradas como fuente para su lista desplegable de datos. Si la lista no es grande, puede consultarla fácilmente y escribir las entradas directamente en la herramienta de validación de datos.
Fórmula de validación de datos en Excel
La validación de datos es una función de Microsoft Excel que restringe los valores o el tipo de datos que los usuarios introducen en una celda. Comprueba automáticamente si el valor introducido está permitido en función de los criterios especificados. Este tutorial paso a paso ayudará a todos los niveles de usuarios de Excel a permitir sólo los valores que existen en una lista mediante el uso de Validación de Datos.
Aquí tenemos una tabla llamada “Lista de Artículos” en la columna B que contiene una lista de artículos permitidos. Luego tenemos otra tabla que consta de dos columnas: Nº de Pedido (columna D) y Artículo (columna E). Queremos restringir los valores introducidos en la columna E y permitir sólo los valores listados en la columna B. Podemos hacer esto usando Validación de Datos.
Nuestra función COUNTIF cuenta el número de veces que E3 existe en la lista B3:B5. Cualquier conteo mayor que cero “0” devolverá un valor TRUE, de lo contrario la fórmula devuelve FALSE. Cuando el valor introducido en la columna E no se encuentra en la lista de la columna B, la Validación de Datos falla y el valor se restringe.
La Validación de Datos es muy precisa al permitir sólo los valores especificados en la fórmula o criterio de validación. Vea a continuación la tabla que se llena con los elementos que existen en la lista según lo permitido por la Validación de Datos.
Excel seleccionar de la lista
La lista desplegable de Excel, también conocida como cuadro desplegable o cuadro combinado, se utiliza para introducir datos en una hoja de cálculo a partir de una lista de elementos predefinida. El objetivo principal de utilizar listas desplegables en Excel es limitar el número de opciones disponibles para el usuario. Además, las listas desplegables evitan las faltas de ortografía y agilizan la introducción de datos.
En general, hay 4 maneras de crear un menú desplegable en Excel utilizando la función de Validación de Datos. A continuación encontrarás un rápido resumen de las principales ventajas e inconvenientes, así como las instrucciones detalladas paso a paso de cada método:
Empieza seleccionando una celda o celdas en las que quieras que aparezca un cuadro desplegable. Puede ser una sola celda, un rango de celdas o toda la columna. Si seleccionas toda la columna, se creará un menú desplegable en cada celda de esa columna, lo que supone un verdadero ahorro de tiempo, por ejemplo, a la hora de crear un cuestionario.
Tu cuadro desplegable estará listo en menos de un minuto. Este método funciona bien para pequeñas listas de validación de datos de Excel que probablemente no cambien nunca. Si no es el caso, considere la posibilidad de utilizar una de las siguientes opciones.
Excel lista desplegable selección múltiple
Para permitir que un usuario cambie entre dos o más listas, puede utilizar la función SI para comprobar un valor y devolver condicionalmente una lista de valores basada en el resultado. En el ejemplo mostrado, la validación de datos aplicada a C4 es:
Las reglas de validación de datos se activan cuando un usuario añade o cambia un valor de celda. Esta fórmula aprovecha este comportamiento para proporcionar una forma inteligente de que el usuario cambie entre una lista corta de ciudades y una lista más larga de ciudades.
En esta fórmula, la función IF está configurada para comprobar el valor de la celda C4. Cuando C4 está vacía o contiene cualquier valor excepto “Ver lista completa”, el usuario ve una lista corta de ciudades, proporcionada en el rango con nombre lista_corta (E6:E13):
A partir del ejemplo anterior, puede crear varias listas desplegables dependientes. Por ejemplo, un usuario selecciona un tipo de artículo “fruta”, por lo que a continuación ve una lista de frutas para seleccionar. Si selecciona primero “verdura”, verá una lista de verduras. Haga clic en la imagen de abajo para ver instrucciones y ejemplos:
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